PIĘĆ OBSZARÓW DZIAŁAŃ W PROCESIE PRZYGOTOWANIA I REALIZACJI KONGRESU

Kongres czy konferencja to zaledwie kilka dni . Profesjonalne i sprawne przygotowanie często zajmuje nawet 2 lata . Aby wszystko było gotowe na czas Mazurkas Travel wyznaczył 5 obszarów działania .

Założenia programowe

• Sesja plakatowa
• Abstrakty

Planowanie

• Wybór miejsca kongresu
• Przygotowanie planu działań
• Działania marketingowe
• Internet (strona www)
• Materiały kongresowe i promocyjne
• Sekretariat kongresu
• Rejestracja uczestników
• Rezerwacje hotelowe
• Sprzęt techniczny
• Tłumaczenia
• Personel i hostessy
• Znakowanie i dekoracje
• Identyfikatory, torby konferencyjne
• Nagłośnienie w mediach
• Stanowisko informacyjne na lotnisku

Finanse

• Budżet
• Kontrola kosztów
• Sponsorzy
• Księgowość
• Umowy barterowe
• Sprawy podatkowe
• Końcowe rozliczenie kongresu

Wystawy

• Zaproszenie wystawców
• Projekt planu wystawy
• Umowy z wystawcami
• Rejestracja wystawców
• Katalog wystawy
• Koordynacja współpracy z firmami przewozowymi
• Budowa stanowisk wystawowych
• Ochrona
• Administracja

Program socjalny

• Lunche
• Przerwy na kawę
• Kolacje i koktajle
• Wycieczki
• Transport
• Wydarzenia kulturalne, koncerty itp.
• Imprezy specjalne

Podstawy udanego kongresu

Pracując nad przygotowaniem kongresu pozostawiamy do Państwa dyspozycji naszych najlepszych pracowników. Jesteśmy pewni, że wszyscy zrobią to, co do nich należy, że wszystkie elementy składające się na całość oprawy kongresu będą zgrane i szczegółowo realizowane. Fachowe przygotowanie i przeprowadzenie kongresu to, naszym zdaniem, tylko część sukcesu. Źródło powodzenia tkwi w szczegółach, w drobnych, często niedocenianych elementach. Dlatego też chcemy zwrócić Państwa szczególną uwagę na jeden z pięciu bloków problemowych - program socjalny. Program socjalny jest integralną częścią kongresu czy konferencji. Nasze doświadczenia wskazują nam, że jest on prawie tak ważny jak merytoryczne i oficjalne spotkania. To właśnie program socjalny stwarza okazję do integracji środowiska, nieoficjalnej wymiany poglądów, rozmów, przyjaźni.

W zależności od czasu trwania kongresu, ilości uczestników, budżetu program socjalny może być bardziej lub mniej rozbudowany.

Jak planujemy kolację, lunch, przerwę na kawę

Planując lunch zwracamy uwagę na:

• Wybór miejsca (dogodność dla uczestników, zaplecze dla firmy kateringowej)
• Ustalenie formy lunchu (na stojąco, zasiadany, bufet, kanapki etc.)
• Dobór menu
• Ustalenie formy płatności za lunch (uczestnicy płacą na miejscu, lunch wliczony w opłatę etc.)

Planując kolację zwracamy uwagę na:

• Dobór menu
• Specjalne menu dla wegetarian i diabetyków
• Wygląd i smak dań
• Jakość i sprawność obsługi
• Dekorację stołów
• Oświetlenie i dekorację sali
• Nagłośnienie sali
• Wentylację i wyjścia awaryjne
• Szatnie
• Toalety

Dokonując wyboru firmy kateringowej zwracamy uwagę na:

• Doświadczenie firmy
• Referencje
• Dokumentację zdjęciową z poprzednich imprez
• Ilość i doświadczenie personelu
• Jakość i ilość sprzętu
• Propozycję menu
• Możliwość dostosowania usług do potrzeb i wymagań klienta

Jak planujemy wycieczkę, koncert czy imprezę specjalną :

Recepta na doskonałe zaplanowanie programu socjalnego nie istnieje. Nasze wieloletnie doświadczenie nauczyło nas planować wszystkie imprezy towarzyszące każdorazowo od samego początku, uwzględniając potrzeby i preferencje klienta. Planując czas wolny uczestników bierzemy pod uwagę następujące czynniki : ludzkie, lokalne , czasu i inne .

Wszystkie te czynniki są ważne. Jednak, aby nadać imprezie wyjątkowy i niezapomniany charakter potrzebne są oryginalne pomysły . Łącząc bogatą inwencję z doskonałą znajomością fachu zapewniamy wydarzeniu sukces . Zwiedzanie nie musi być nudne , koncert nie musi się odbywać w Filharmonii , a tort nie musi mieścić się na stole . Możliwości są nieograniczone .

Czynniki ludzkie :

• Cel wydarzenia
• Spodziewana ilość osób
• Kim są delegaci ?
• Jakie są ich wymagania ?
• Jakie są ich możliwości kondycyjne ?

Czynniki lokalne :

• Prognoza pogody
• Atrakcyjność miejsca
• Atrakcyjność okolicy
• Zwyczaje lokalne
• Występy i godziny dostępności obiektów

Czynniki czasu :

• Zgranie z harmonogramem kongresu
• Czas dojazdu do miejsca imprezy
• Godzina wschodu i zachodu słońca
• Dzień tygodnia

Inne czynniki

• Budżet imprezy
• Wymagania co do ubioru
• Ubezpieczenie
• Wymogi bezpieczeństwa

Andrzej Hulewicz